Finanstilsynets nye forskrift om meldeplikt ved utkontraktering trådte i kraft fra årsskiftet. Finans Norge har tidligere informert medlemsbedriftene om de viktigste endringene i forskriften. I dette informasjonsskrivet gir Finans Norge en gjennomgang av ny veiledning om utkontraktering som ble publisert av Finanstilsynet før jul.
Kort oppsummert innebærer ny forskrift om meldeplikt ved utkontraktering følgende:
Virkeområdet for meldeplikten ved utkontraktering utvides, slik at noen finansforetak som tidligere har vært unntatt (bl.a. OMF-foretak) nå blir omfattet av meldeplikten.
Meldeplikten avgrenses nå til utkontrakteringsavtaler som er viktige eller kritiske for virksomheten. Foretakene må selv vurdere hvilke avtaler dette gjelder.
Det innføres en plikt for alle foretak til å utarbeide en intern oversikt over alle utkontrakteringsavtaler.
Rett før jul publiserte Finanstilsynet en ny veiledning om utkontraktering. Veiledningen følger samme mønster som tidligere veiledning fra 2020 og oppdatert ift. endringene som følger av den nye forskriften. Innholdsmessig er veiledningen alt vesentlig samsvarende med tidligere, men det er nå gitt en mer utfyllende omtale av meldeplikten til Finanstilsynet og hvilke avtaler dette omfatter. Det er også gitt en bredere beskrivelse av hvilke «kjerneoppgaver» som ikke kan utkontrakteres.
I veiledningen omtales de nye kravene til listeføring og dokumentasjon av alle utkontrakteringsavtaler. Dokumentasjonskravene her samsvarer i stor grad med informasjonen i meldinger som skal sendes Finanstilsynet. Plikten for alle foretak under tilsyn til å ha en oppdatert oversikt over alle utkontrakteringsavtaler, gjelder imidlertid uavhengig av når avtalene er inngått. Det presiseres imidlertid at meldeplikten for foretak som ikke tidligere var underlagt meldeplikt (f.eks. OMF-foretak) kun gjelder nye avtaler inngått etter at forskriften trådte i kraft.
Finanstilsynet legger til grunn at oppgaver som er sentrale for styringen og kontrollen med virksomheten anses som viktige eller kritiske, og således som hovedregel skal meldes. Foretaket kan likevel vektlegge omfanget av den utkontrakterte virksomheten i sin konkrete vurdering. Dersom det gjelder et kortvarig enkeltoppdrag, kan det trekke i retning av at utkontrakteringen ikke er kritisk eller viktig. Hvis foretaket er i tvil, bør foretaket sende melding til Finanstilsynet. Det presiseres at utkontraktering av oppgaver knyttet til lovfastsatte kontrollfunksjoner vil være meldepliktig.
Finanstilsynet gir i den oppdaterte veiledningen en egen beskrivelse av meldeplikten på forsikringsområdet og eksemplifiserer her hvilke oppgaver som normalt vil konstituere meldeplikt ved utkontraktering. Veiledningen gir også en nærmere omtale av meldeplikten for utkontrakteringsavtaler som gjelder IKT-systemer som er kritiske eller viktige for foretaket. For å vurdere om IKT-systemet er kritisk, må foretaket gjennomføre en konsekvensanalyse av hvilken betydning IKT-systemet har for foretakets virksomhet.
Finanstilsynet understreker at meldeplikten også gjelder ved endringer i avtale om utkontraktering. Foretaket må derfor konkret vurdere om endringene i avtalen utløser meldeplikt til Finanstilsynet og i veiledningen gis nærmere info om vurderingene som skal gjøres i den forbindelse.
